Przykłady dobrych praktyk w dziekanatach

  • Autor: Katarzyna Górak...
  • Data: 12 April 2018

Poniżej przedstawiamy kilka przykładowych rozwiązań wypracowanych przez dziekanaty organizujące seminarium robocze "Organizacja pracy w dziekanatach. W poszukiwaniu dobrych praktyk". Zamieszczamy je, aby zilustrować, co rozumiemy przez dobre praktyki i przykładów jakiego typu rozwiązań oczekujemy od osób, które zgłoszą się na nasze seminarium. Poniższe rozwiązania wejdą docelowo w skład internetowej bazy dobrych praktyk w dziekanatach, którą opracowujemy we współpracy z kilkoma innymi dziekanatami polskich uczelni.

W formularzu rejestracyjnym można zgłaszać rozwiązania, które są odmienne od naszych, ale mogą równie dobrze być podobne, bądź dotyczyć podobnego obszaru.

Blog dla studentów (Dziekanat Studium Magisterskiego SGH)

Zespół dziekanatu (jeden z prodziekanów wspomagany doraźnie przez inne osoby) prowadzi blog dla studentów, a czasami i wykładowców. Na blogu zamieszczane są wpisy dotyczące bieżących spraw, a także ilustrujące problematyczne obszary zasad studiowania. Komentarze są włączone, co oznacza możliwość zadania przez studentów pytania online. Jest to forma komunikacji umożliwiająca dotarcie z informacjami i wyjaśnieniami do szerokiej grupy studentów, którzy niekoniecznie czytają stronę www dziekanatu, a także pozwalająca na przedstawienie treści w mniej formalny sposób (przez co staje się ona bardziej przystępna). Blog połączony jest z FB dziekanatu. Mieści się pod adresem http://dziekanat.waw.pl, czyli na zewnętrznej domenie, co z kolei pozwala na autonomię autorów.

Elektroniczna karta obiegowa (Akademia Leona Koźmińskiego)

Osoby kończące studia lub skreślone z listy studentów powinny rozliczyć się z Uczelnią. Każdy student ma na swoim koncie w systemie moduł elektronicznej karty obiegowej, w której pracownicy poszczególnych działów mogą odznaczać rozliczenie się danej osoby (np. księgowość, biblioteka). Proces rozliczenia i „podbicia” elektronicznej obiegówki jest dużo szybszy i prostszy oraz istnieje możliwość szybkiej weryfikacji i edycji szczegółów.

Godziny pracy (Wydział Finansów i Ubezpieczeń, Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach)

Obsługa studentów w dziekanacie godzinach 8:00-15:00 przy czym pokoje mają różne godziny cichej pracy (8:00-12:00 / 12:00-15:00) – kiedy jeden obsługuje studentów drugi pracuje w ciszy. Studenci mają wybór – jeśli chcą być obsłużeni przez panią prowadzącą ich tok studiów powinni przyjśc w czasie kiedy jej pokój obsługuje studentów jeśli jednak nie jest to konieczne mogą zgłosic się do dowolnego otwartego w danym momencie. Tym sposobem obsługujemy studentów 5 dni w tygodniu od 8:00-15:00 mając też czas na pracę w skupieniu.

Podania elektroniczne (Akademia Leona Koźmińskiego)

Wirtualna platforma podań została wprowadzona w celu uproszczenia kontaktu studenta z dziekanatem, oraz ułatwienia pracy Dziekanom i pracownikom dziekanatu (likwidacja podań papierowych i kolejek studentów, możliwość składania i rozpatrywania podań online z dowolnego miejsca). Proces został utworzony zgodnie z przepisami KPA umożliwiającymi taką formę załatwiania spraw, nie wymagających wydania decyzji administracyjnej, (Art. 30,1 § 1, Art. 63 § 1, Art. 46). Każdy pracownik ma dostęp do podań co wyklucza przeoczenie lub zgubienie podania. Student ma możliwość złożenia podania w formie elektronicznej po zalogowaniu się na swoje indywidualne konto do systemu informatycznego. W tej formie może złożyć, między innymi, podanie dotyczące usprawiedliwienia nieobecności na egzaminie, powtarzania przedmiotu, powtarzania roku. W zależności od sprawy student wybiera odpowiedni wzór podania (może też dołączyć skany dokumentów). Podanie w formie elektronicznej trafia do dziekanatu (każdy pracownik ma przypisaną grupę studentów - kierunek, rocznik. Podania mogą być sortowane w dowolny sposób albo trafiają do konkretnie przypisanego pracownika), pracownik wprowadza informacje niezbędne do podjęcia decyzji przez Dziekana (uwagi do podania są widoczne w systemie tylko dla dziekanatu i Dziekana). Po opisaniu podania pracownik zatwierdza podanie, które automatycznie trafia online do Dziekana. Po podjęciu decyzji przez Dziekana podanie online wraca do dziekanatu, dziekanat odnotowuje ewentualne zmiany w toku studiów studenta w systemie Wirtualna Uczelnia i akceptuje podanie do przesłania online studentowi. Student dostaje powiadomienie, że podanie zostało rozpatrzone (student cały czas może śledzić jaki jest status jego podania). Wszystkie decyzje Dziekana znajdują się w systemie przy danym studencie (zaciągane są automatycznie z systemu podań elektronicznych). Na koniec roku przy drukowaniu kart pracownik dziekanatu drukuje także wszystkie dokumenty związane z przebiegiem studiów i dołącza do akt znajdujących się w teczce studenta. Na wydrukach podań składanych elektronicznie jest oznaczony Dziekan, który podjął decyzję w danej sprawie, data złożenia podania, data decyzji Dziekana, data odbioru decyzji przez studenta. Cały proces przebiega z użyciem indywidualnych kont studenta i Uczelni dzięki temu możliwa jest identyfikacja umożliwiająca oznaczenie strony i organu (nie musimy na podaniach zbierać żadnych podpisów). Z uwagi na to, że wszystkie informacje są w systemie pracownik dziekanatu nie musi niczego sprawdzać w aktach studenta, posługuje się systemem informatycznym.

Skrzynka podawcza (Wydział Finansów i Ubezpieczeń, Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach)

Przy drzwiach do dziekanatu wisi skrzynka, do której studenci mogą wrzucac podania, deklaracje itp. Skrzynka jest opróżniana 2x dziennie a jej zawartość ewidencjonowana i opatrywana datą wpływu.

Standardy pracy (Akademia Leona Koźmińskiego)

Pracownicy dziekanatu wspólnie opracowali podręcznik – tzw. HAND BOOK Dziekanatu, który zawiera: wartości jakimi kierujemy się w naszej pracy, standardy obsługi studenta, standardy obsługi wykładowcy, etykietę maila, wyciągi najważniejszych informacji z regulaminu studiów i regulaminu opłat, wykaz przepisów prawnych, kalendarz studenta i wykładowcy, kalendarz dziekanatu. Dzięki opracowaniu hand booka nowi pracownicy mają na start kompendium podstawowej wiedzy. Jest to też pewnego rodzaju zbiór wymagań dotyczących pracy w dziekanacie.

Teczki zawieszkowe (Wydział Finansów i Ubezpieczeń, Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach)

Teczki znakomicie porządkują papierowe dokumenty i ułatwiają ich wyszukiwanie. Szuflady w których są zawieszone opisano w taki sposób, aby każda osoba była w stanie bez problemu znaleźć poszukiwane akta.

Wirtualny Dziekanat (Dziekanat Studium Magisterskiego SGH)

Możliwość składania podań i deklarowania przedmiotów przez studentów, wypełniania protokołów przez wykładowców online przez Wirtualny Dziekanat. Student składając podanie przez WD nie tylko widzi, na jakim etapie jest jego podanie, ale także decyzję Dziekana i nie musi kontaktować się osobiście, drogą mejlową czy telefonicznie, ze swoją asystentką toku. Przy podaniu o przedłużenie sesji informacja o decyzji pozytywnej czy negatywnej jest wysyłana również do wykładowców, którzy dzięki temu wiedzą, kto może przystąpić do egzaminu w późniejszym terminie a kto nie. Dzięki możliwość składania podań przez WD nie tworzą się kolejki przed Dziekanatem. Dzięki WD nie mamy już stosów papierowych deklaracji semestralnych do ręcznego wczytania, co przy siedmiu tysiącach studentów naprawdę jest dużą ulgą.

Wspólna praca w SharePoint (Wydział Inżynierii Lądowej, Politechnika Warszawska)

Nasz dziekanat mieści się w 4 pokojach nie licząc pokoi Prodziekanów ds. Studiów i Studenckich oraz Biura Dziekana. Bardzo często pracowaliśmy nad jakimś zadaniem wspólnie (czasami nawet razem z Sekretariatami Zakładów/Instytutów) wykorzystując pliki umieszczone na dysku wspólnym. Często dochodziło do nieporozumień w związku z koniecznością scalania wielu wersji pliku. Nie widziałyśmy nanoszonych przez inne koleżanki poprawek, nie wspominając o sytuacjach, gdy jedna z nas poszła na przerwę nie zamykając wcześniej wspólnego pliku. Dodatkowym problemem było przesyłanie plików mailem pomiędzy dziekanatem i sekretariatami, które nie mają dostępu do dysku wspólnego dziekanatu. Odkąd mamy wyodrębnioną przestrzeń w SharePoint wydziałowym problemy się skończyły. Do edycji lub podglądu pliku możemy upoważnić wyznaczone osoby. Pracujemy w trybie online i nanoszone przez nas zmiany są widoczne na bieżąco.

Współpraca z dziekanami (Dziekanat Studium Magisterskiego SGH)

Najlepszy Dziekan to Dziekan zorientowany w pracy dziekanatowej, znający system czy systemy, na których się pracuje. Obecnie mamy to szczęście, że zdecydowana większość prodziekanów zna i rozumie pracę dziekanatu. Panie „Prodziekanki” chcąc poznać dogłębniej pracę dziekanatu i system, na którym pracujemy, zaliczały semestry, rozliczały studentów do obrony a nawet przyklejały zdjęcia do dyplomów. Dzięki temu wiedzą, ile czasu zajmuje nam dana czynność i co sprawia jakieś trudności. Mają więcej zrozumienia dla nas, kiedy np. narzekamy na system. Mamy wiele pomysłów i świadomość, że możemy je przedstawić dziekanowi, który rozumie, o czym mówimy, jest uskrzydlająca.

Zebrania przed każdym nowym wyzwaniem (Wydział Inżynierii Lądowej, Politechnika Warszawska)

Zebrania organizujemy przed każdym trudnym tematem (rejestracja, duża obrona, nowa ustawa itp.). W zebraniach uczestniczą wszyscy pracownicy dziekanatu i prodziekani odpowiedzialni za sprawy studiów i studentów. Podczas zebrań rozdzielamy pracę, pracownicy, którzy zgłaszają, że mają za dużo obowiązków najczęściej dostają pomoc, dyskutujemy o pomysłach rozwiązania naszych bolączek zgłaszanych przez pracowników. Nie zawsze udaje się pogodzić interesy pracowników dziekanatu z interesami władz wydziału, ale warto rozmawiać. Tylko osoby wykonujące daną pracę są w stanie przewidzieć konsekwencje wdrożenia danego rozwiązania. Przed zmianami burza dziekanatowych mózgów jest nieodzowna. Poza tym unikamy sytuacji, że ktoś komuś „zabrał” pomysł.