Baza dobrych praktyk

Wyszukaj po słowach kluczowych

Spotkania z innymi jednostkami uczelni

  1. cotygodniowe spotkania: w poniedziałki rano - wszyscy pracownicy dziekanatu - omawiamy sprawy bieżące i ekstraordynaryjne; we wtorki mam podobne spotkanie z dziekanem i prodziekanami - w ten sposób, wszyscy są zorientowani w sprawach, które aktualnie toczą się w dziekanacie (u nas to nie tylko obsługa studentów, ale i sprawy naukowe), co pozwala nie tylko lepiej zorganizować/zaplanować pracę, ale i przedyskutować nowe rozwiązania czy wskazać pola do ewentualnej zmiany.

Wezwania do zapłaty

Od niedawna zaczął funkcjonować elektroniczny obieg dokumentów, dla przykładu w bardzo łatwy sposób możemy wysłać wezwanie do zapłaty dla całego jednego roku. System USOS automatycznie generuje zaległości poszczególnych studentów i jednocześnie automatycznie wysyła każdemu informacje o zadłużeniu. Tym samym poprawił się przepływ informacji i lepsza jest ściągalność należności oraz oszczędność finansowa na Wydziale.

Podział zadań

Podział stanowisk w Dziekanacie na stanowiska obsługi studenta i wydziałowe (ds. obsługi wydziału i ds. jakości kształcenia), tzn. rozdział obowiązków na sprawy studenckie i wydziałowe. Na wydziale funkcjonują również pracownicy inżynieryjno-techniczni, którzy wspomagają pracę dziekanatów w okresie sesji.

Kolejkomat

Na Wydziale Prawa i Administracji został wprowadzony System Kolejkowy. Głównym celem systemu było zmniejszenie nadmiernej liczby studentów przebywających w kolejce pod drzwiami do dziekanatu. Student loguje się za pomocą numeru pesel. Następnie wybiera właściwą kolejkę i odbiera wydrukowany numerek. Stanowiska w dziekanacie wyposażone są w wyświetlacze na których ukazuje się wywołany numer przez dziekanat. Przygotowana  aplikacja, pozwala na ustalenie limitu przyjęć na dany dzień w zależności od potrzeb.

Windykacja

Zanim rozpoczniemy proces windykacyjny, staramy się nawiązać kontakt telefoniczny ze studentami. Jeżeli to nie skutkuje wówczas w pierwszej kolejności wysyłamy wezwanie do zapłaty w postaci email. Po upływie określonego czasu i ewentualnej braku jakiejkolwiek reakcji ze strony studenta wysyłamy papierowe wezwanie do zapłaty wraz ze wszczęciem skreślenia z listy studentów. Dopiero w przypadku braku reakcji przechodzimy do dalszej procedury, czyli skreślenia studenta oraz przekazanie akt do radców prawnych.

Organizowanie spotkań ze studentami w ostatnim semestrze studiów

Przestawienie wymogów dotyczących rejestracji pracy, przedstawienie zasad i programu do dokonywania rezerwacji terminów obron, przedstawienie planowanego kalendarza obron (uwzględnia on okres obowiązkowego zamknięcia uczelni w okresie urlopowym oraz umożliwia poświęcenie czasu pracownikom na obowiązki wynikające z rozliczenia semestru oraz rozpoczęcia nowego roku, jednocześnie umożliwiając wywiązanie się z miesięcznego okresu na wydanie dyplomu).

Ocena dziekanatu

Studentom została udostępniona ankieta oceny pracy Dziekanatu, formularz umożliwiający zgłaszanie uwag do pracy i funkcjonowania Dziekanatu, a także zgłaszania pomysłów pomagających usprawnić obowiązujące procedury. Formularz dostępny jest w formie elektronicznej i papierowej. Stanowi także narzędzie dla pracowników Dziekanatu w przypadku zgłaszanych przez studentów roszczeń, jeżeli potrzebują wyrazić swoje uwagi na piśmie.

Podania elektroniczne

Przyjmowanie podań czy wniosków w formie elektronicznej, wydawanie decyzji Dziekana ( te które nie wymagają przygotowania decyzji administracyjnej), podanie złożone przez system – weryfikacja przez pracownika lub prodziekana – decyzja i zamknięcie podania – możliwość złożenia odwołania (wszystkie etapy „podróży” wniosku widoczne są dla studenta. Wnioski są przypisane do konta studenta – dziekan lub pracownik dziekanatu może dowolny  wniosek zweryfikować.

Strony